Du bokar en ny konferens i kalendern eller någon annan CMG applikation med hjälp av en ny aktivitetskod som heter “konferens”på samma sätt som du bokar andra aktiviteter i CMG, som till exempel möten via någon av följande applikationer:
• InTouch
• InReach SN
• CMG Office Web
• CMG Office Quick
• CMG Mobile Client
Ett annat alternativ är att telefonkonferensen aktiveras via växeln med CMG NOW Attendant. Telefonisten kan boka en telefonkonferens på en persons anknytning eller använda en annan anknytning i CMG och företagsväxeln som ett virtuellt konferensrum.
Ta kontrollen och styr din egen telefonkonferens
Telefonkonferensen kan skyddas med en PIN-kod eller vara öppen för alla. Den person som registrerade aktiviteten konferenssamtal är moderator för konferensen. I kombination med CMG VoiceMail, kan moderatorn välja att spela in hela eller delar av hela telefonkonferensen så att deltagarna som inte kunde närvara kan lyssna på den efteråt i CMG OfficeWeb. Telefonkonferensen kan också vidarebefodras till någon annan CMG VoiceMail användare.
Om ditt företag också har kalendersynkronisering mellan e-postsystemet och CMG du kan skapa en avtalad tid för telefonkonferensen i Microsoft ® Exchange / Outlook eller IBM Lotus Domino / Notes eller Novell GroupWise / Windows-klient.
I ämnesfältet kan du välja vilken PIN-kod du vill använda för att ringa in till telefonkonferensen genom att skriva t.ex. ”PIN 1234”. Koden är valfri och hindrar att personer som inte ska vara med kommer med i konferensen. Deltagarna bjuds in genom Outlook/Lotus Notes genom att de väljs som deltagare i ett möte.
Flexibel konferensstorlek
Standardstorleken på en konferens anges i CMG Voice databasen och värdet är satt till tio deltagare. Detta värde kan lätt åsidosättas genom att definiera konferensstorleksinformation i CMG-aktiviteten.
Om det maximala antal konferensdeltagare har fastställts till fem kan moderatorn åsidosätta detta när konferensen sätts upp. Detta görs genom att skriva "storlek" följt av det önskade antalet deltagare i informationstextfältet.
